El legajo de personal es una carpeta que se abre cuando la persona ingresa a la empresa y que se va completando con información a medida que transcurre la relación laboral.

Contiene principalmente información laboral, legal e impositiva de la persona, por lo que es importante que se mantenga completo y actualizado a fin de evitar situaciones desfavorables ante inspecciones, auditorías o causas judiciales, o errores en la gestión cotidiana.

El legajo sirve tanto para fines internos (promociones, licencias, vacaciones, etc.), como externos (inspecciones, asignaciones familiares, presentaciones judiciales, etc.) y si bien no existe una norma legal que establezca y defina cómo debe hacerse un legajo de personal, es necesario que cuente con la siguiente documentación:

  • Documentación personal: es la documentación personal del empleado (DNI, CUIL, Declaración de Domicilio, teléfonos de contacto, etc.), que incluye además sus antecedentes laborales (Curriculum Vitae) y los exámenes de aptitud física.
  • Documentación Legal: con el objetivo de brindar reglas claras en la relación de trabajo, el Legajo debe contar con el Contrato de trabajo (que delimita modalidad de contratación, jornada de trabajo a realizar, tareas, etc.), documentación relacionada con AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos) y ANSES (Administración Nacional de la Seguridad Social), de los seguros obligatorios y de las normas locales que pudieran aplicarse.
  • Documentación para la gestión interna: a la información inicial es recomendable ir agregando documentos sobre capacitación, licencias, vacaciones, evaluaciones de desempeño, y otros datos relevantes durante la permanencia del empleado en la empresa como pueden ser el Reglamento Interno y Registro de conducta (registrar si el empleado ha sido sancionado, apercibido o en su defecto si durante la relación de trabajo no ha sido pasible de ningún tipo de sanción) ya que sirven de herramienta a la hora de realizar una devolución de desempeño al trabajador).

El hecho de llevar un “Legajo de Personal” completo es una herramienta eficaz de planificación y organización de la documentación laboral, lo cual simplifica y optimiza el tiempo de trabajo, facilita la conducción efectiva del personal y contribuye al buen clima laboral. En todos los casos, la información debe ser fácil de consultar cuando se lo requiera, pero a la vez es imprescindible mantener la confidencialidad.

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