Que el tiempo no alcanza, es una frase que solemos utilizar cotidianamente, y organizar el tiempo entre la vida personal y profesional parece aún mas complejo, en un entorno abrumador y sobrecargado de tareas y actividades.

Gestionar eficazmente el tiempo marca la diferencia, para lograr trabajar en un ambiente organizado, con menor margen de errores, menos reprocesos, incremento en la productividad, combinación de agenda laboral y personal, tiempo libre, entre otros.

 

¿Cómo gestionar eficazmente mi tiempo?

  1. CREAR UNA PLANIFICACIÓN CON PRIORIDADES

Identificar las prioridades es el paso central de nuestra gestión del tiempo. Lograr definir lo que es urgente e importante realizar en nuestros días, nos permitirá tener mayor claridad del resultado a lograr.

  • ¿Qué es Importante? Aquellas tareas que te dirigen a tu objetivo y está alineada con tu propósito. Pregúntate: ¿Ésta tarea me acerca a mi objetivo?
  • ¿Qué es Urgente? Aquella tarea cuya fecha límite está cercana a vencer. Pregúntate: ¿Es necesario que haga esta tarea ahora?
  1. ASIGNAR TIEMPOS A LAS TAREAS PLANIFICADAS

Una vez establecida la planificación, es importante que le asignemos un tiempo a cada tarea y tratar de cumplirlo. Si bien es cierto que pueden surgir imprevistos, lo ideal es que los planes iniciales de ejecución puedan llevarse a cabo lo más posible. Ten en cuenta que las prioridades, así como un buen plan de acción diario, es ideal que se fijen el día anterior. Si lo dejas para última hora, momentos antes de ponerte a trabajar, pues corres el riesgo de confundir qué es lo importante y qué es lo urgente y terminar haciendo solo los imprevistos.

  1. DELEGAR TAREAS

En momentos donde nos vemos sobrepasados por determinadas situaciones, delegar las tareas en terceros es una buena alternativa. Sin embargo, debe saberse cuál es la capacidad productiva de los miembros del equipo de trabajo y si es posible delegar en ellos una o varias tareas simultáneas, para ajustar sus planificaciones. Es importante además que al momento de delegar sea clara la comunicación para quien toma la tarea, entienda la complejidad y los tiempos definidos.

  1. PLANIFICAR REUNIONES

Es indispensable dedicar algunos momentos para el análisis y la revisión de los objetivos propuestos y de los imprevistos que han sucedido. Planificar reuniones es una de las actividades donde poder compartir los avances y donde además pueden surgir nuevas ideas para lograr objetivos propuestos. Planificarlas correctamente permitirá que el tiempo de la reunión sea productivo.

 

Una mejor planificación de los tiempos te ayudará a sentirte más motivado y con mayor energía para enfrentar nuevos retos.

En Kmp utilizamos la metodología de planificación para mejorar nuestra gestión del tiempo.

Y tú, ¿eres de los que sabe cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo? ¿Cuáles son las herramientas que te funcionan? ¡Compártelos con nosotros!