Cuando pensamos en la organización del trabajo dentro de un equipo o una empresa, una de las herramientas más básicas que surge es la descripción de puesto de trabajo (también conocida como job description).

Y es que la descripción es lo que permite clarificar qué rol juega cada puesto en los equipos, sus tareas y responsabilidades, lo que se espera del puesto y, la interrelación con el resto de los puestos de trabajo.

Elaborar una descripción de puesto lleva consigo definir, por escrito, esas funciones y responsabilidades para todos los colaboradores de la organización y, por eso, muchas veces puede pensarse que realizarlas es un ejercicio burocrático, sin embargo, armarlas de manera adecuada y concreta permitirá analizar y optimizar la estructura de personal.

 

¿CÓMO ARMAR UNA DESCRIPCIÓN?

La descripción se realiza generalmente al momento de incorporar una nueva posición (al definir que perfil incorporar), o al momento de una organización interna.

En todos los casos, las descripciones deben ser concisas y bien enfocadas en las áreas de responsabilidad, porque de nada sirve una descripción con un detalle interminable ya que, por falta de practicidad, terminará por no utilizarse.

Entonces, al armar una descripción de puesto nos preguntaremos: ¿Qué tareas y responsabilidades son las que debería hacer la personas que ocupe este puesto? Listar esas tareas y responsabilidades y agruparlas por temas generales, es una primera aproximación para organizar lo que se espera para un nuevo puesto, o para analizar y clarificar el alcance de una posición actual.

Incluir la relación con otras posiciones de la organización también es importante ya que contextualiza el puesto dentro de la estructura: ¿de quién depende?, ¿en qué equipo trabaja? ¿tiene personas a cargo?, ¿quiénes son sus pares?.

Y por supuesto, incluir un apartado en el cual reflejar qué requisitos son indispensables para poder dar respuesta a esas tareas y responsabilidades del puesto.

Ten en cuenta que, cuanto más comprensible sea la descripción más vamos a conseguir que la persona que lo ocupa entienda que se espera de su puesto e incluso lo entienda la organización.

 

VENTAJAS DE CONTAR CON DESCRIPCIONES DE PUESTO

Las descripciones son el punto de partida para organizar nuestra estructura de personal, pero también para lograr otras ventajas para el desarrollo de la gestión de Recursos Humanos tales como:

  • Facilitar el proceso de Búsqueda Selección ya que desde el inicio se clarifica lo que se espera de la posición.
  • Generar transparencia en la contratación.
  • Equilibrar las cargas de trabajo dentro del equipo y elimina la superposición de tareas entre funciones.
  • Mejorar de la Productividad
  • Facilitar el plan de Formación y Desarrollo de Carrera identificando los conocimientos y habilidades que deben fortalecerse.
  • Favorecer la Evaluación de Desempeño
  • Contribuir a la motivación y satisfacción del trabajador, sirviendo de guía para el autodesarrollo
  • Permitir un mejor análisis de la valoración de la Retribución por puestos y la equidad interna.

Tomarse el tiempo para elaborar una descripción de puesto puede ser fundamental para atraer, contratar y motivar a los colaboradores de forma continua. Por eso, no basta con solo armarlas y dejarlas en el olvido. Generar el ejercicio de revisión, es lo que te asegurará que se refleje la evolución de la organización.

Si te quedan dudas o preguntas o quieres saber más sobre cómo desarrollarlo en tu equipo o empresa, déjanos tu comentario.