Es común mencionar que el “tiempo vuela”, que no nos alcanza el día para hacer todo lo que necesitamos… pero todo lo que planeamos es realmente urgente e importante?
Para descubrirlo, te proponemos utilizar la Matriz Eisenhower (también conocida como Matriz Urgente-Importante) que permite decidir y priorizar las tareas, clasificándolas en más o menos urgentes e importantes, que se debe delegar o que postergar.
Esta Matriz surge porque Dwight D. Eisenhower pensaba que el tiempo de dedicación a cada actividad debe ser valorado por su importancia y urgencia, ya que en general tendemos a centrarnos en las cosas que son importantes y urgentes al mismo tiempo, en lugar de concentrarnos en lo que realmente es importante y mucho menos urgente.
¿Cómo usar la Matriz Eisenhower?
Priorizar tareas por urgencia e importancia da lugar a 4 cuadrantes con diferentes estrategias de trabajo:
HACER PRIMERO: en este cuadrante deberemos poner las tareas que son importantes para su vida y su carrera, que deben hacerse hoy o mañana a más tardar (ejemplo de este tipo de tarea podría ser revisar un documento importante para su gerente, decisiones críticas, entre otras).
PROGRAMAR: en este cuadrante debemos anotar aquellas tareas que son importantes pero menos urgente, aquellas que requieren de poner un plazo. Los gerentes por ejemplo dejan menos cosas no planeadas y por lo tanto tratan de administrar la mayor parte de su trabajo en el segundo cuadrante, reduciendo el estrés al terminar las tareas urgentes e importantes a una fecha razonable en el futuro cercano cada vez que una nueva tarea llega.
DELEGAR: el tercer cuadrante es para aquellas tareas que son menos importantes para usted que otros, pero todavía bastante urgente. Por lo que delegar implica que luego deba hacer un seguimiento de lo delegado (ejemplo, delegar la búsqueda de información de proveedores, de nuevos servicios, solicitar presupuestos, etc.)
POSPONER: es el típico cuadrante al que no llegamos porque ya no nos queda tiempo o llegamos muy de vez en cuando. En este cuadrante estan tus metas profesionales y personales, tus sueños, tus hobbies, tu vida personal. Es el cuadrante más importante de todos, pero quizá no tan urgente y, creyendo que tenemos tiempo, siempre es lo que posponemos.
Ahora bien, pensando en este último cuadrante, pregúntate ¿qué es lo que siempre postergas? ¿Cuánto hace que quieres dedicarle tiempo a tu vida personal? Y a tus metas?
Identificar lo que verdaderamente es urgente e importante te ayudará a pensar y definir como organiza tu tiempo de forma óptima y real.
¿Que estas esperando para comenzar a escribir la vida que con tiempo quieres vivir?
Adaptación: http://www.eisenhower.me/